業務の効率化を図る電話代行サービスとは?

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規模の大きな企業であれば、かかってきた電話に対して手の空いている人が応対したり、あるいは新人が率先して電話を受けるという社内慣習が出来上がっている企業も多いもの。



その一方で、小規模経営や個人事務所、自営業、フリーランスなどで働く人にとって、かかってくる電話に全て対応するのは極めて困難です。
かといって従業員を増やしたり、秘書的な役割を誰かに担わせるとそれだけ業務に支障をきたしたり、しわ寄せがきてしまうもの。



こう言ったジレンマから解消されるために有効活用したいのが、アウトソーシングで契約できる電話代行サービスです。

電話代行サービスとは、言葉そのままに、かかってきた電話に代わりに応答してくれるというもの。


これによって、大事な打ち合わせ中の電話や移動中の電話、さらには他の電話に出ている時かかってきたものにも柔軟に対応することができます。


また、これらのスタッフはあくまで外部で業務を支援してくれるのみで、サービス利用料以外に何らかの人件費やボーナス、福利厚生を支給する必要はないので、一人スタッフを雇用するよりも安く済ませることができます。
また電話代行サービスでは、正しい日本語で礼儀正しく応対するのはもちろんのこと、契約している会社名にて応対して、本人の帰社スケジュールなどに関しても受け答えすることが可能です。

伝言などに関してももちろん承ることが可能で、通話の内容に関しては全てをメモしてすぐにメール連絡してくれますので、緊急性の高い要件にも本人が折り返し対応することができるでしょう。

さらに全ての通話は音声録音されますので、重要な部分において不明な点などがある場合にはそれを聞き返して対処できます。

そして、外部からの資料請求、商品発注依頼、就職面接などのエントリーに関しても契約内容次第で電話代行スタッフが承ることが可能。


これによって本人の時間が節約でき、効率良く業務を遂行できるでしょう。